От чего зависит успех автоматизации?

С чего начинается автоматизация бизнеса? Очевидно, с возникновения потребности улучшить работу предприятия. Руководство принимает управленческое решение затратить определенное количество средств и получить в результате экономический эффект, который может выражаться по-разному: увеличением производительности отдельных подразделений, своевременным представлением оперативной информации, прямым увеличением прибыли и т.д. Но еще перед началом автоматизации необходимо ответить н  вопрос «Что дает автоматизация предприятию?». Не надо заблуждаться и отождествлять создание информационной системы с кардинальными структурными и организационными преобразованиями управления предприятием. В управлении ведущую роль играют люди и объединяющая их организационная структура, а не информационные потоки и методы их обработки. Таким образом, перед принятием решения о необходимости автоматизации необходимо четко сформулировать цели и задачи, которые должна решить информатизация предприятия, определить узкие места и порядок их разрешения, определить круг сотрудников, которые будут вовлечены в автоматизацию, определить их потенциал, ограничить проект по временным, материальным, трудовым и другим ресурсам.

Постановка задачи тесно связана с последующим этапом автоматизации — предварительным обследованием. Предварительное обследование начинается с изучения специфики предприятия и включает в себя изучение первичной документации, регистров учета первичной документации, результатных форм отчетов, состава и качественных характеристик уже имеющегося на объекте автоматизации и не нуждающегося в замене ПО, принятых учетных процедур и внутреннего документооборота. Изучается организационная структура всех подразделений предприятия, а не только подлежащих автоматизации. Результаты обследования, как правило, подтверждают описанные в постановке задачи «узкие» места. Добавляются требования к системе, не предъявленные на момент постановки задачи, основанные на потребностях заказчика и опыте внедренцев. При выполнении данного этапа должны рассматриваться ретроспектива, современное состояние, перспектива развития бизнеса. Предварительное обследование завершается составлением формализованного списка требований к будущей системе в виде предварительного технического задания. Уже на данном этапе у заказчика и разработчика должен возникнуть четкий прообраз будущей системы, и заказчик должен определиться, в каком направлении двигаться разработчику: или ни на йоту не отступая от существующих схем документооборота, автоматизировать существующие процессы, или пытаться оптимизировать бизнес и помимо непосредственной информатизации вмешиваться в организационную структуру предприятия.


Традиционно считается, что Техническое задание очень дисциплинирует подрядчиков-внедренцев и проясняет цели и задачи внедрения для руководства предприятия, ведь на его основе строится план-график работ по внедрению, в котором прописаны все работы, сроки и ответственные с обеих сторон. Как составляется ТЗ? Обследование предприятия — это многократные интервью с сотрудниками, заполнение некоторых типовых анкет. Любые люди могут ошибаться при формулировке собственных требований, считать какие-то моменты своей профессиональной деятельности неважными для других. Предположим, на основе этой информации составлено ТЗ, абсолютно точно отражающее все описанные моменты, и на его основе сделана некоторая система автоматизации. После ее внедрения окажется, что «неважные» элементы деятельности данного сотрудника на самом деле имеют большое значение или для него, или для другого сотрудника. Таким образом, хотя ТЗ было составлено качественно, и система реализована полностью в соответствии с ТЗ, она не удовлетворяет заказчика в полной мере. Кроме того, часто оказывается, что за время создания и внедрения системы бизнес успел слегка измениться. Появились новые документы, какие-то старые оформляются слегка по-другому и т.д. В этом случае разработчик должен быть готов отказаться от «незыблемости» технического задания и подготовить соответствующие дополнения к нему, выделив главные функциональные изменения и предложив поэтапный ввод новых настроек.


Психологические аспекты внедрения заслуживают отдельной статьи и по значимости не уступают техническим. Бывает, что после нескольких месяцев сотрудничества предприятие, так и не найдя общего языка, расстается с внедряющей фирмой, а иногда и с программными комплексами. Чтобы избежать этого, следует больше внимания уделять постановке задачи и этапу предварительного обследования. Внедряющая фирма должна со своей стороны требовать назначения ответственными за внедрение действительно значимых в организации лиц, с четко оговоренным временем, которое они будут тратить на руководство проектом. Желательно, чтобы начальник проекта со стороны предприятия был занят на полный рабочий день внедрением и имел статус не ниже заместителя директора. Программный комплекс — довольно дорогое имущество, и у него должен быть хозяин. Внедряющей фирме следует уделить много сил для поиска, отбора, обучения и «воспитания» такого человека. Предприятия, где после ухода внедренцев комплекс остался «без присмотра», не могут получить от него отдачи, адекватной затратам.


Таким образом, если отношения между Исполнителем и Заказчиком строятся по формальному принципу, автоматизация часто не достигает своих целей. Необходимо понимать, что автоматизация может перерасти в бесконечный процесс, и поставленных перед автоматизацией результатов можно достичь, только если отношения между сторонами будут действительно партнерскими. Именно партнерские отношения являются залогом успеха внедрения, смягчают проблемы неприятия нового со стороны работников клиента, скрытого саботажа внедрения.


Параллельно с внедрением должно проходить обучение работе с программным комплексом. Обучение нужно вести на всех уровнях — от операторов до руководителей предприятий. Самой эффективной формой является практическое применение программы под наблюдением консультанта. Прекрасным «упражнением» для операторов может быть, например, ввод начальных остатков вручную, если руководство не желает тратиться на услуги программистов.


После этапа внедрения сотрудничество с внедряющей фирмой не должно прерываться, поэтому необходимо выбирать такого партнера, который мог бы гарантировать профессиональное сопровождение в течение всего жизненного цикла программного комплекса, его модернизацию и последующую замену. С большой долей уверенности можно сказать, что бизнес клиента будет развиваться, поэтому разработчик должен быть готов вносить необходимые изменения в систему в соответствии с требованиями времени. 

 

Основное меню

Accordion FAQ




Главная Статьи на тему "Управление строительством" От чего зависит успех автоматизации?